一、管理职责

（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，对机关各科形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。

（二）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（三）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。

（四）积极提供利用，做好档案的日常查询、借阅工作。

（五）按规定向档案馆移交应进馆的档案。

（六）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

二、立卷归档

（一）归档范围

凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

（二）归档要求

1、各科要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2、办机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各科必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3、声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4、会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5、档案室接收案卷时，各科必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。

（三）归档时间

1、文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2、会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。

3、基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用

（一）本办工作人员因工作需要查阅其它科形成资料时，在征得其它科负责人同意并经办综合科科长批准后方可查阅。

（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用党组、主任办公会议记录，必须经党组书记、主任批准后方可查阅。

四、档案保管

（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。

（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。

（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14－24度，相对温度45－60%的范围内。

（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。

（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。